思考法

時間管理能力は低くて良い。できないのが当たり前。正しい時間の使い方とは?

こんにちは。スギムーです。

時間管理が重要。ということはビジネスマンなら誰でも意識していますよね。

しかし、時間管理ってできますか?できなくないですか?
やることいっぱい。緊急かつ重要なことばかり。

それをタスクマネジメントして消していっても、また新たな課題に追われる。

それって当たり前ですよね。


■時間管理しなければならないほど忙しいのは作業者になってるから

結論から言うと、忙しい人が忙しい理由は
作業しかしてないからです。

例えば利益を生み出す思考の時間や、結果を生み出すための戦略の時間というものに時間を使うことで、作業そのものをなくしていくことが重要です。

ビジネス書の最大の金字塔とも言える
おなじみの7つの習慣では時間の使い方を
このように示していますよね。

(1)<第一領域>緊急かつ重要なこと

例)締め切りのある仕事、会議、病気・怪我など

(2)<第二領域>緊急ではないが重要なこと

例)戦略・計画、学習、健康管理、家族、人脈作りなど

(3)<第三領域>緊急だが重要ではないこと

例)頼まれごと、雑用、電話対応、来客など

(4)<第四領域>緊急でも重要でもないこと

例)暇つぶし、待ち時間など

時間というのは必ずこのどこかの領域に入ります。

忙しい人というのは、第一領域・第三領域に
最も時間を奪われているわけですが
果たしてそれはビジネスマンの時間の使い方か?
ということなのです。

緊急なことというのは、効率的にしなければいけない。
毎日のルーチンワークに経営者が時間を使っていたら
どうなるでしょうか?

ここをよく考えてもらいたい。

■時間管理の分類をしてみる

この4日間を振り返っていただいて
なんの仕事をしたのかをリストアップしてください。

それがどの領域に属するものなのか?
を考えましょう。

例えば僕の場合は、こんなことをしていました。

<空白の四日間のスギムー>
・販路開拓のための資料作成
・新規事業のECサイトの構築
・新規事業のブランディングサイトの構築
・新商品のパンフレット製作
・ビジネスパートナーとの打ち合わせ
・新規事業のための情報収集
・コンサル業務
・起業家育成の会合
・ウェブ制作業務
・名探偵コナンの映画を見る
・壇蜜を眺める
・そして壇蜜を眺める

意外と出してみたら、珍しく今週は忙しい一週間でした。
なので、ブログをしっかり書く時間を取らなかったのです。

これを先ほどの時間領域に当てはめるとこうなります。

(1)<第一領域>緊急かつ重要なこと

・コンサル業務
・ウェブ制作業務

(2)<第二領域>緊急ではないが重要なこと

・販路開拓のための資料作成
・新規事業のECサイトの構築
・新規事業のブランディングサイトの構築
・新商品のパンフレット製作
・ビジネスパートナーとの打ち合わせ
・新規事業のための情報収集
・起業家育成の会合
・名探偵コナンの映画を見る
・壇蜜を眺める

(3)<第三領域>緊急だが重要ではないこと

なし

(4)<第四領域>緊急でも重要でもないこと

なし

なんと、重要なことしかしておりません!
(反論は聞かない)

■時間管理はできないからやめよう

忙しいとなると、
「じゃあ効率的に時間を管理しよう」
という話になりがちです。

タスクリストを詳細化して
ToDoリストを作って
手帳術で
Googleカレンダーで

やめましょう。

たくさんのことをうまく管理するなんて、よほどの聖人君主でもない限りできなくて当然です。そもそも利益を大してうまない仕事を、効率的にさばいたところで意味もありません。

そもそも利益を生まないから忙しくなっているという
パラドックスに気づいた方がいい。

今やっていることを手放して、
本来、ビジネスマンとしてやるべき業務に取りかかることが大切なのですから。

時間管理そのものには意味はありません。
今何をしているかに意味があるのです。

■最大の時間管理はレバレッジ構築に時間を使うこと

つまり、起業家にとって最も重要な時間の使い方は
第二領域です。

緊急ではないが、重要なこと

例えば、こういうことです。

<第二領域の時間の使い方>
・経営の数字を全てひっくり返して分析する
・戦略を考える
・戦略的なチラシを作る
・戦略的なウェブサイトを作る
・利益の上がる仕組みを作る
・人材の育成、平準化を図る
・キーパーソンと交流する
・戦略、業績アップに関係する打ち合わせをする
・重要な本を読む、学習する

つまり、ビジネスのレバレッジ(テコの原理)を
作ったり、改善するための作業に時間を費やすことです。

僕もどうやらこの数日間を見る限り
新規事業のスタートアップに関する作業が中心になっています。

そのビジネスが走り出せば、
自分がいないところでビジネスが動き出すわけです。

こうしたものがレバレッジということ。

起業家は、第二領域をやるから
労働からビジネスオーナーへの機会を得るのです。

■第二領域が面倒だから第一領域にとどまる人たち

こういう原理があるにもかかわらず

「でも、忙しいので」
「お店は毎日営業しているから」
「本を読んでいる暇はない」
「考えている余裕がない」

といった言い訳をしてしまうのも、また人間です。

一度、労働ベースの作業に入ってしまうと
なかなか第二領域の作業をするための
時間を確保できなくなるという問題があるからですね。

サラリーマンが夜な夜な副業をする
ことの難しさはここにあるのです。

今の仕事が抜けられない
ということ。

■時間管理能力を高めるには「やめること」

忙しいのはわかる。

でも、第二領域をやらなければ
いつまでたっても、戦略的なビジネスパーソンにはなれませんし、
仕事も行き当たりばったりになってしまいます。

なら、最初にやることはこれしかありません。

「今の抱えているタスクを減らすこと」

です。

仕事を減らしたことで、
時間が生まれ、その時間を第二領域の作業に使うことです。

忙しいお店であれば、手っ取り早く仕事を減らす方法として
「値上げ」があります。

値段が上がれば安い顧客が減って、業績を改善しつつも
時間を生み出すことができます。

そこからじっくりマーケティングに
取り組んでいくことも可能になる。

業務レベルであれば、「優先順位」をつけること。

すぐに利益になる業務を優先にして、
そうではない雑務を外注化したり
そもそもやるのをやめたり、
スタッフに投げたり、
ということを考えるべきです。

もう少し大きい規模で言えば、
利益になっていない事業をバッサリやめる
というのも一つの手です。

まずはタスクを減らすところから。

本質的なことに時間を使っていきましょう!

 

↓ほとんどのビジネス書はコレが元ネタですよー。当然マストね。

 

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