思考法

打ち合わせとは?本当の意味と進め方。実力が一瞬でバレる理由

こんにちは。スギムーです。

打ち合わせによって相手の実力というのはすぐに分かります。

例えば、実際にこんなことがよくあります。

「ホームページ制作で何ヶ月も外注業者とやりとりしているが話を進めてくれない。言われた通りに作業をやってくるだけ。思ったようにならないし金額が高い。」

こういうケースに間に入るということを何度かしたことがありますが、お互いにホームページを作る目的が共有されておらず、業者は受け身で打ち合わせで聞き役になり、発注者は自分が分かる範囲で見た目などイメージの話、予算の話をしている。という状況です。

打ち合わせをうまく活用できる人は、打ち合わせで自分で考えられる以上の答えを相手と一緒に出して、翌日から行動に移していくという好循環を生み出すことができます。一方で、雑談や報告、受け身の姿勢、状況説明、知識吸収、愚痴や感情論で打ち合わせが終わってしまう人は何も得ることができません。

両者の違いは、たった1つだけです。


■打ち合わせの本当の意味とは?

仕事を進める上で重要なスキルの一つとして、マネジメントスキルがあります。
マネジメントとは目標・行動・ヒト・モノなどを管理し、「ハシゴを効率的に登る」という技術ですが、そもそもハシゴがかかっている場所が、意味のない場所であれば、登ったとしても無意味です。

なので「ハシゴを効率的に登る」マネジメントよりもはるかに、「ハシゴを正しい場所にかける」というリーダーシップこそが重要になるわけです。

ーー
「マネジメントは手段に集中しており、どうすれば目標を達成できるかという質問に答えようとするものである。一方、リーダーシップは、望む結果を定義しており、何を達成したいのかという質問に答えようとするものである。」
出典:7つの習慣
ーー

つまり、ゴールから定義することがリーダーシップです。商品作りも、頭の中で考えた商品を、実際に作り上げるという2段階あるように、すべてのことは最終ゴールが必要です。人生計画も同じですね。

つまり、打ち合わせとは「ゴールに向けて相手から情報収集とこちらから情報提供をすることで相手と認識をすり合わせるための場」ということです。

打ち合わせに必要なのはリーダーシップです。

■打ち合わせと会議の違い

打ち合わせとは相談すること、会議とは決めること、という認識がされていますが、会社ごと、会議ごとに、その定義を決めることが重要です。

「相談すること」では、「相談とは何か?」がわかりません。
何がどうなれば相談が完了するのか?が重要です。

単に、自分が考えていることを話して「どう思いますか?」
というのが相談という定義であれば、それは全くリーダーシップがある打ち合わせではありません。

  • どこに行きたいのか?
  • 何が問題だと思うのか?
  • 何に困っているのか?
  • 何を得たいのか?

打ち合わせによって、何を得るのかを定義しなければいけません。

■打ち合わせやメールで実力はバレている

ゴールのない打ち合わせをしていれば実力がないことが相手にバレるというのは、自分自身に対して、そのプロジェクトに対して、どれだけリーダーシップがあるかが話せば分かるということです。
それはゴールに向かう主体性です。

<打ち合わせの悪い例>

例えば打ち合わせの悪い例とはこういうものです。

・そもそもやる必要のない話し合い
・報告で終わる
・雑談や好きなことを話して終わる
・社員に重要な決定をさせる
・知識や情報の競い合いをして終わる
・情報交換

<打ち合わせの良い例>

逆に、良い打ち合わせを定義すればこういうことです。

・課題に対しての結論が出て、どう行動すればいいのかが理解できて終わる

そのタイミングタイミングによっての課題解決をするのが打ち合わせの本来の目的です。
打ち合わせとは「これからのこと」を話す場です。

  • これからどうするか?
  • 何が課題か?
  • 何を知りたいか?
  • 間違っているのか?あっているのか?
  • 認識が共有できているか?
  • どう行動すればいいか?

そういったすり合わせをしながら、次のアクションを決定していくことで物事を進めていく打ち合わせであれば、一週間後にはそれが解決し、また新たな課題が登場し、またそれを解決し、というサイクルで打ち合わせができますし、プロジェクトが短期的なものであれば、打ち合わせ自体が必要なくなり、メールの連絡ですむことも多くなります。実際に僕はほとんど打ち合わせはしません。

では、効果的な打ち合わせの進め方を手順を追って説明していきます。

■効果的な打ち合わせの進め方7ステップ

(1)打ち合わせ準備:目的を共有する

まず最初にすべきは、その打ち合わせをなぜするのか?という目的をお互いが共有することです。
課題がなければ話し合いそのものが不要です。課題がなんなのか?その課題解決のために何をしようとして、何でこまっているのか?なぜ打ち合わせるのか?

そうした打ち合わせをする目的を共有することが大事です。
実際に、自分の命題が分からないという人が多いので、それならそれで、分からないから然るべき相手に聞くという目的でも構わないのです。自分の仕事の命題もわかっていないのに、知ったかぶって話していても本質に行きません。自分が無知ならば、教えを乞う。それができなければ打ち合わせ自体が無理です。それすらもいくべき場所に行くための、リーダーシップです。

(2)打ち合わせ準備:事前インプットする

事前情報を入れておくことです。資料を事前にもらうとか、ホームページを見ておくとか、基本情報をチェックしておくことで話は早くなります。よく打ち合わせ時に、「そんなことも調べてないのか・・」「そんな基本的なことを、ここで聞くか・・?」「ググれw」という残念な人、いますよね?

(3)打ち合わせ開始:ゴールを決める

今日の打ち合わせでここまで行きましょう。ということを最初に決めるべきですね。
「今回は、ここまで決めたい」「今回はこの話をこういうところまで持って行きたい」ということです。もちろん、そのゴール自体も相手にしたらトンチンカンな場合がありますから、ここから擦り合わせて行く必要があります。

「今回はこういう目的でお時間いただきましたが、今日はここまで話を詰めたいと思うのですが問題ないですかね?」といった感じですね。

よくそれさえ「他人事」で受け身という残念な人、いますよね?

(4)打ち合わせ中:目的のための質問のし合い(アウトプット)

そして実際の打ち合わせの内容自体は、しっかりとアジェンダがあって、内容に沿ってやるものもあるでしょうし、ざっくりやるものもあるでしょう。

しかし、何れにしても、自分一人では回答が出ない命題だからこそ話し合いをするわけです。答えを自分では持っていない。出せない。決められないのです。

ですから打ち合わせというのは「対話」でしかありません。
「説得」ではないのです。

哲学者ソクラテスは物事を紐解くのに、対話を重要視しました。ソクラテス式問答法と言われますが、基本的に対話というのは「質問」で成り立ちます。目的に沿って、腑に落ちない点、矛盾している点を掘り下げて質問し合うことで、結論に合意して行くことが大事です。

・相手に興味を持つ
・相手に流されない
・冷静に事実だけを見る
・矛盾点を突いて質問する
・腑に落ちるまで掘り下げる

「矛盾点を突く」といっても、あげ足をとったり、賢いふりをして相手の出鼻をくじくような態度では相手は心を閉ざしますし、リーダーシップのある態度ではありません。また、目的の答えに行くように誘導尋問をするわけでもありません。ただ、なぜそうなのか?本当にそうなのか?と事実を明らかにしていけば、自ずと、相手が気づき、自分も気づき、答えにたどり着ける。それが対話です。

知識差、年齢差というものが気になる場合は、こうした対話方法を遠慮して、ただ頷くだけ、話を聞くだけの打ち合わせになりがちなので、注意してください。本音で論理的に話し合うことが前提です。

(5)打ち合わせ中:質問への回答プレゼンテーション(アウトプット)

質問されたら、当然、答えて行きます。答えは常に、プレゼンテーションです。
実際の情報を聞かれることもあるでしょうし、あなたしか知らない専門的なことを聞かれるかもしれないし、内面的な質問かもしれない。

何れにしても、そのアウトプットの質があなたの仕事のレベルを推し量るものになります。

よく、アイデアや知識をひけらかすようにプレゼンしまくる残念な人がいますが、相手への回答が自分のプレゼンであり、ゴールに向かうために、自分も相手に質問をして行くというのが当然セットになります。

(6)打ち合わせ中:結論(インプット)

お互い、知るべき情報を知り、今回の命題で合意点に達したらOKです。
その答えが最も知りたかったはずなので、そのインプットをしたことで、帰ってなんの作業ができるか?ということに注目してください。

よく打ち合わせが仕事だと思っている残念な人がいますが、打ち合わせは仕事を進めるための話し合いですから、これで安心してはいけませんよ。

(7)打ち合わせ終了:アクションプランと役割分担

最終的に、「では次回までにここを進めてきてください。私はここをやっておきます」のように、行動計画と、必要なら役割分担とスケジュールまで落とし込んで行きます。

・誰が
・いつまでに
・何をやるのか

といったことまで見えて、ようやく打ち合わせの意味というのが出ます。

■打ち合わせは「何を知りたいのか?」で決まる

打ち合わせのポイントは、

  • やる意味があるのかを検討すること
  • 最終ゴールを用意すること
  • 相手に興味を持って対話をすること
  • 行動計画まで落とし込むこと

進めたいからこそ、インプットを渇望します。
課題にぶつかっているからこそ、インプットが必要になります。

打ち合わせは、質問とプレゼンテーション・情報提供というアウトプットをする場所であり、課題解決のための結論と合意というインプットを得る場所です。

コンサルなどの専門家をどう使うかも、同じことです。
うまく使える人は、どんどん進みます。

打ち合わせの最終形態が、ブレストです。
常にアイデア出しで、ゴールまで行く。ということができるハイレベルな打ち合わせができるようになるまで、鍛錬あるのみです。

ぜひ有効に打ち合わせを使いましょう。

 

 

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